Впринципе, данные можно хранить и в файлах и в доках, и даже в операционной системе хранятся данные... Зачем были созданы именно базы данных?
Вообще, причин на самом деле много, наверное самые значимые из них, это то, что:
1. С помощью баз данных можно отделить программный код от данных. Это значит, что независимо одно от другого можно редактировать программу и данные, не меняя друг друга. Например, у нас есть база данных, в которой есть определённый набор данных. Нам нужно изменить программу, что б она, например, выводила нам данные из БД в другом порядке. Для этого нам не нужно трогать наши данные, достаточно будет просто изменить сам программный код, и всё. То же самое и с данными: если нам нужно будет поменять что-то в базе данных, достаточно сделать пару запросов в базу данных и дело будет сделано, код программы переписывать с каждым разом не нужно. Наверное, это - самая главная причина зачем были созданы как таковые базы данных.
2. Хранение больших массивов данных. Когда данных несколько сотен или даже несколько тысяч, то перебрать их в файловой среде впринципе возможно, и даже без больших затрат по времени. Но вот представьте на секунду если данных в базе данных будет не тысяча, и даже не десятки тысяч, а, например, миллионы. Как много времени понадобиться человеку что б перебрать столько данных в поиске чего-то одного по каким-то определённым полям? А отсортировать все эти данные? СУБД с БД будет справляться с этой задачей намного быстрее любого человека.
3. Удобное и быстрое взаимодействие с данными. Обладая необходимым минимумом (!) знаний можно безо всяких проблем взаимодействовать с базой данных и с данными внутри, в то же самое время тратить на это порядком меньше времени. Это и быстрее и удобнее любой файловой системы: написать логичный и читабельный запрос и получить в результате отструктурированную табличку с необходимыми данными или соответствующий ответ от сервера.